Så här hanterar kommunen sina loggar

Det är alltid kul att försöka hjälpa följare av Mellerud1 att få svar på frågor de har. Kommunens tjänstemän är också alltid välvilliga att ställa upp med svar, när det gäller dess verksamhet. Så välkommen med era frågor.

Hej !

Jag undrar om hanteringen utav loggar för kommunen fungerar ? Hur länge ska loggar sparas ???? Samt hur fungerar kontrollen utav loggar ? När kontrollen gjort kan man se vem som gjort kontrollen ? Hur många år måste loggar sparas ? Detta gäller kommunens loggar inom socialtjänsten.

Hej

 Jag fick i uppgift att svara på din fråga eftersom det är jag som jobbar med vår riktlinje för loggning.

 Sedan tidigare finns en överenskommen rutin för loggning av våra verksamhetssystem i Procapita HSL, SoL, LSS och IFO. Systemansvarig drar ut loggar varje månad som kontrolleras av enhetschef. Loggarna sparas sedan i en pärm. Vad vi ser på loggarna är vad vi begär. Sedan ska man kunna gå in i loggar efterhand för att titta på specifika delar.

 När det gäller loggar i hälso- och sjukvårdsjournalen ska loggar i patientens journal sparas i 10 år enligt 2 kap. 11 § SOSFS 2008:14. Det är också huvudregeln för arkivering. 

 När det gäller loggar i socialtjänstlagen är inte reglerna lika tydliga när det gäller hur länge loggning ska sparas. I handboken för ”Handläggning och dokumentation i Socialtjänsten” står att det i efterhand ska gå att fastställa vilka personer som har tagit del av informationen (loggning). Enligt Datainspektionen bör loggen vara så detaljerad att den kan användas för att utreda felaktig eller obehörig användning av personuppgifter. Loggen bör visa användarens identitet, datum och tid för åtkomst samt information om vilka uppgifter användaren har haft åtkomst till. 

 Datainspektionens säger att det för att kunna kontrollera åtkomsten till personuppgifter ska finnas en behandlingshistorik (logg) som sparas en viss tid. Det framgår inte hur lång denna tid är utan det är upp till kommunen att tolka.

Vi har frågat Socialstyrelsen men inte fått något annat svar än ovan. Nämnden kommer troligen att ta beslut om riktlinjen för loggning på sitt nästa möte. Då kan du få besked om tiden.

 Åtkomstkontroll ska enligt nya riktlinjen (om den blir tagen in nämnden) göras enligt nedan:

 ”2.2.1 Systematisk stickprovskontroll

Varje månad får systemansvarig begäran av ansvarig granskare att ta ut loggutdrag för ett antal slumpmässigt valda användare, vars loggar granskas under 24 timmar. Antalet användare som kontrolleras varje månad ska vara så många, att det motsvarar att varje användare blir granskad minst en gång per år.

2.2.2 Nödöppning NPÖ

Efter varje nödöppning ska åtkomstkontroll göras.

 2.2.3 Den enskildes begäran

Den enskilde har rätt att begära uppgifter över vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt någon tagit del av uppgifterna i dennes akt, journal, Klara/SVPL och NPÖ. Loggen ska vara så tydligt utformad att den enskilde kan bedöma om åtkomsten till uppgifterna varit befogad eller inte. Åtkomstkontrollen ska göras för den tidsperiod den enskilde begärt. Loggutdraget överlämnas personligen eller skickas per brev till den enskilde. Begäran dokumenteras i akt/journal.

 2.2.4 Särskild händelse eller misstanke om obehörig åtkomst

Vid misstanke om obehörig åtkomst ska kontroll omedelbart ske. Är misstanken riktad mot en specifik användare ska kontrollen ske för den tidsperiod som misstanken gäller.

 2.2.5 Riktade åtkomstkontroller

Exempel på anledning till riktade åtkomstkontroller av medarbetare kan vara

·         släktrelation eller annan nära relation till den enskilde men där ingen aktuell arbetsrelaterad relation föreligger.

·         misstanke om intresse för information som sträcker sig utanför tillåtna ändamål m.m.

Exempel på anledning till riktade åtkomstkontroller av viss patient, vårdtagare, brukare eller klient kan vara

·         offentlig person eller patient som media har intresse av.

·         Person som har sekretessbelagda uppgifter på adress och telefonnummer. Åtkomstkontroll ska göras mer frekvent för att säkerställa säkerheten för deras sekretesskyddade identitet.

·         en person med diagnos som kan väcka särskilt intresse.”

 Det finns en riktlinje för hur tilldelning av behörighet till våra verksamhetssystem ska ske.  

Hoppas detta var svar på dina frågor.

 Carina Fors

MAS/Verksamhetsutvecklare
Melleruds kommun, Socialförvaltningen